Was macht ein/eine Kaufmann/-frau für Büromanagement?

Deine Aufgaben als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement sind vielfältig. Du kümmerst dich um organisatorische und kaufmännisch-verwaltende Aufgaben. Dazu gehört das Schreiben von Geschäftsbriefen, das Erstellen von Präsentationen und die Beschaffung von Büromaterial. Du behältst den Überblick über Termine, bereitest Sitzungen vor und organisierst Dienstreisen.

Aber das ist noch nicht alles! Du unterstützt auch bei der Planung des Personaleinsatzes und sorgst dafür, dass externe Dienstleistungen eingekauft werden. Die Kundenbetreuung liegt ebenfalls in deinen Händen, und du spielst eine wichtige Rolle bei der Abwicklung von Aufträgen, dem Schreiben von Rechnungen und der Überwachung von Zahlungseingängen.

Im öffentlichen Dienst hilfst du den Bürgerinnen und Bürgern bei Anträgen, klärst Anliegen und Zuständigkeiten und wirkst sogar an der Aufstellung von Haushalts- oder Wirtschaftsplänen mit. Du siehst, als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement stehen dir viele spannende Aufgaben offen.

Wie läuft die Ausbildung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement ab?

Die Ausbildung dauert drei Jahre und verläuft dual, was bedeutet, dass du einen Teil der Zeit im Unternehmen und den anderen Teil in der Berufsschule verbringst. In seltenen Fällen erfolgt die schulische Ausbildung im Blockunterricht, wobei du für längere Zeiträume im Unternehmen und dann in der Schule bist.

Im ersten Lehrjahr:

• Büroprozesse: Hier erfährst du, wie Informationen verarbeitet werden, lernst Arbeitsstrategien, Zeitmanagement-Methoden und digitale Terminplanung kennen.
• Auftragsbearbeitung: Du machst dich mit Tabellenkalkulationsprogrammen vertraut, erstellst Preisberechnungen und frischst deine mathematischen Fähigkeiten auf.

Im zweiten Lehrjahr:

• Kundengewinnung: Dieser Bereich befasst sich unter anderem mit der Marktsituation des Unternehmens, Märkten im Allgemeinen und Wettbewerbsanalysen.
• Buchführung: Du lernst die Grundlagen der Buchführung, einschließlich Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung.

Im dritten Lehrjahr:

• Finanzierung: Hier erfährst du, wie Unternehmen zahlungsfähig bleiben und lernst über Kredite sowie Einnahmen und Ausgaben eines Betriebs.
• Projektmanagement: Du lernst, wie Projekte im Unternehmen geplant und durchgeführt werden, erstellst Projektstrukturpläne und arbeitest in Projektteams.

Die Aufgaben im Unternehmen variieren je nach Lehrjahr, wobei im ersten Jahr die grundlegenden Tätigkeiten wie Anrufe tätigen, E-Mails beantworten und Terminplanung im Vordergrund stehen. Im zweiten Jahr übernimmst du mehr Verantwortung, und im dritten Jahr kommen Aufgaben wie die Finanzierung und möglicherweise die Organisation von Events hinzu.

• Materialwirtschaft: Hier vergleichst du Angebote und führst Verhandlungen mit Lieferanten und Kunden.
• Marketing: Du planst Marketingkampagnen und betreust Social-Media-Kanäle.
• Finanzen: Du spielst auch eine Rolle in finanziellen Angelegenheiten, indem du Buchungen prüfst und den Zahlungsverkehr überwachst.
• Personalwesen: In dieser Abteilung lernst du den Bewerbungsprozess von der anderen Seite kennen und kümmerst dich beispielsweise um die Personalauswahl und -betreuung.

Mit jedem Jahr deiner Ausbildung werden deine Aufgaben anspruchsvoller, und dein Verantwortungsbereich wird größer. Neben der praktischen Ausbildung im Betrieb werden dir in der Berufsschule alle wichtigen theoretischen Grundlagen vermittelt. Dort lernst du beispielsweise Folgendes:

• Analysieren und Beurteilen von Wertschöpfungsprozessen.
• Verstehen von marktorientierten Geschäftsprozessen in Unternehmen.

Zusätzlich zu diesen fachspezifischen Themen erwarten dich in der Berufsschule allgemeine Fächer wie Deutsch, Wirtschaft und Englisch.

Lehrzeit

3 Jahre

Vergütung

1. Lehrjahr: 620-1050 €
2. Lehrjahr: 732-110 €
3. Lehrjahr: 837-1200 €

Voraussetzungen

• Mindestens ein Hauptschulabschluss
• Für die Ausbildung sind folgende Schulfächer hilfreich:
  • Mathematik: Mathematische Kenntnisse braucht man, um z.B. Rechnungen zu erstellen und Kosten zu überwachen.
  • Wirtschaft: Da Kaufleute für Büromanagement ggf. an Jahresabschlüssen mitwirken, sind Kenntnisse im Fach Wirtschaft, insbesondere im Rechnungswesen, wichtig.
  • Deutsch: Deutschkenntnisse benötigen die angehenden Kaufleute für Büromanagement vor allem für den Schriftverkehr mit Kunden und Geschäftspartnern.
  • Englisch: Englischkenntnisse sind wichtig für den Umgang mit internationalen Kunden und Geschäftspartnern.

• Auch ist es hilfreich, wenn du interessiert bist an …
  • kaufmännischen Tätigkeiten, B. kundenorientiertes und überzeugendes Darstellen der Produkte und Dienstleistungen in Kundenangeboten, Werbeschriften oder im Internet, sorgfältiges Einholen von Angeboten im Einkauf nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten
  • verwaltenden Tätigkeiten, B. sorgfältiges und detailgenaues Bearbeiten des Post- und E-Mail-Verkehrs, gewissenhaftes und strukturiertes Dokumentieren und Protokollieren von Geschäftsvorgängen
  • beratenden Tätigkeiten, B. kunden- und serviceorientiertes Reagieren auf Kundenanfragen durch ein offenes Entgegennehmen und ein verbindliches Beantworten von Zuschriften, Eingaben oder Fragen von Kunden

Karriere- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Weiterbildung zum/zur Betriebswirt:in Kommunikation und Büromanagement

Du ermittelst den Bedarf an Büromaterial, IT-Geräten und Fachzeitschriften, bestellst diese und behältst den Überblick über den Wareneingang. Um den Verbrauch zu kontrollieren, führst du Verbrauchs- und Kostenübersichten sowie Kostenanalysen durch.

Ein weiterer Teil deiner Aufgaben betrifft die Planung und Organisation von Besprechungen und Tagungen für das Unternehmen. Das bedeutet, dass du Belegungspläne für Büro- und Konferenzräume erstellst, Dienstleister für die Verpflegung beauftragst und sicherstellst, dass alle benötigten Materialien und Geräte, wie Beamer oder Laptops, vorhanden sind. Darüber hinaus planst du den Personalbedarf und koordinierst den Einsatz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Weiterbildung zum/zur Fachwirt:in Personaldienstleistungen

Deine Hauptaufgaben liegen in der Kundenakquise, -bindung und -beratung. Du bist verantwortlich für Dienstleistungen der Personallogistik, wie die Personalbeschaffung. Nachdem du Anforderungs- und Bewerberprofile analysiert und verglichen hast, präsentierst du Kunden Personalvorschläge und vermittelst Bewerbern passende Angebote. Darüber hinaus gehört das Erstellen von Angeboten und Verträgen zu deinen Aufgaben, und du trägst zur Qualitätssicherung der Aufträge bei.

Du erstellst beispielsweise Analysen zum Mitarbeiterpotenzial und entwickelst Qualifizierungs- und Weiterbildungsangebote. Auch in der Personalplanung und -gewinnung leistest du deinen Beitrag, indem du Stellenanzeigen in Jobbörsen und auf Rekrutierungsplattformen schaltest, in sozialen Netzwerken nach geeigneten Kandidaten suchst, Vorstellungsgespräche führst und an der Auswahl der Bewerber beteiligt bist.

Studium der Handelsbetriebswirtschaft

Das Studienfach Handelsbetriebswirtschaft vermittelt dir wissenschaftliches und praktisches Grundlagenwissen in Bereichen wie Handelsbetriebslehre, -controlling, -management, -marketing, Personalführung und Rechnungswesen.

Du hast auch die Möglichkeit, Handelsbetriebswirtschaft im Rahmen von dualen Studiengängen zu studieren.

Im Studiengang Handelsbetriebswirtschaft kannst du sowohl ausbildungsintegrierende als auch praxisintegrierende Studiengänge wählen. Zum Beispiel kannst du dein Studium der Handelsbetriebswirtschaft mit einer Ausbildung in anerkannten Berufen wie Kaufmann/Kauffrau im E-Commerce oder Kaufmann/Kauffrau im Einzelhandel kombinieren.